文件更改和作废

文件保管

遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。

档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。

若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故，行政部文控文件必须保持清晰，不得用笔在文件上写和画，切实保证文件的性和严肃性。文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，由管理者代表审核；文件的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》。

文控文员在发放新文件时，应先回收旧版文件，再发放新版文件，同时应填写《文件发放/回收记录表》；同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。

文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号；只是版本依次升级。

作废文件由文控处统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁。

文件补发

公司任何部门或个人不得私自复印受控文件，若需要补发文件时，由使用部门申请

说明补发原因，由文控文员办理补发手续。

因文件破损需要补发时，使用部门须同时提供破损文件给文控文员。

若文件遗失，行政部文控将追究部门主管对文件管理责任；额外补发，按执行。

文件保管

文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止

遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。

各部门文员负责本部门文件管理，文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归

档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。

公司各部门应妥善保管受控文件,若文件签收人调离或离职，应将文件交还办公室

若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故，行政部文控将直接追究部门主管对文件管理的责任。

文件必须保持清晰，不得用笔在文件上写和画，切实保证文件的性和严肃性。

需保存三年的文件：质量体系所有表单记录、外来文件及过期、作废的文件；离职人员的档案等。