采用会议系统，可以避免众人争抢发言，造成会议发言的无序与混乱。

每位正式代表面前都有一个代表设备（装有话筒），通过自己面前的话筒进行发言，通过操作设备面板上的按键来控制自己的话筒开关状态，实现申请发言、表决、选择收听语种等功能。

会议主席有优先权，可以管理和控制会议进程。会议主席的话筒可随时通过自己控制面板上的开关键打开和关闭，不受其它发言代表的影响。此外主席机可通过主席优先面板上的优先键关闭所有正在发言代表的话筒，同时主席话筒自己打开。

在会议系统中，网络化的优势主要体现在以下几方面：

1)可以实现工程技术人员对会议系统的远程集中控制，远程检测、诊断、维护。

2)对具有多个会议厅堂的大型会议中心，可以实现信息和设备共享．可以大大降低系统建设投资。

3)可使会议系统与视频会议系统实现资源共享，可以通过网络观看整个会议过程，甚至参与会议。

小型会议系统

主要是小型普通会议室。其功能主要以小型会议为主。扩声系统性能达到“语言扩声一级标准”。支持多点视频会议，以及实现电话会议功能。配备流动式手拉手数字会议系统、同声传译系统和红外无线旁听系统。选择大屏幕投影显示为主，并设有监控彩色摄像机。辅助显示用液晶或等离子显视器。灯光、音响、视频控制等，配置根据实际需求确定。